Aunque pueda llevar a confusiones, hay que tratar de no confundir cuando una cuenta no es temporal y cuando sí lo es. Básicamente, por definición una cuenta no será temporal cuando es permanente. Sin embargo, hay algunas cuestiones que deberías tener en cuenta para afinar más esta definición.
Si tuviéramos que entender de manera rápida cómo funciona la cuenta temporal diríamos que se trata de cuentas que se pueden cerrar cuando se acaba un periodo contable, pero que se inician en el siguiente periodo contable con saldo cero.
Esto no se puede aplicar a todas las cuentas, de ahí la diferencia. Vamos a tratar de entender un poco más estas cuestiones.
¿Qué es una cuenta temporal?
Una cuenta temporal es la que se va a cerrar tras un periodo de tiempo que, generalmente, va a responder con el periodo contable.
Cuando se cierra la cuenta temporal se tiene como elemento de medida que las transacciones realizadas van a ser importantes durante el ciclo contable al que representan. Es decir, no se utilizarán ni serán relevantes ni para el anterior ciclo contable ni para el siguiente.
De esta manera, se trata de cuentas que se consignan en el estado de resultados y que habitualmente se asignan al cómputo de gastos e ingresos en las empresas.
Hay excepciones: por ejemplo, la Cuenta de Giros se cierra tras cada período contable. Se trata de una cuenta que no va a integrarse en el cálculo de resultados y que no se considera una cuenta temporal. En este caso serían cuentas de utilidad.
Algunos ejemplos de cuentas temporales pueden ser:
- Cuenta de ingresos
- Cuenta de gastos
- Cuenta de ganancias
También es posible poseer una cuenta de extracción o retirada cuando se trata de empresas unipersonales o sociedades. Dentro de una cuenta temporal, habitualmente, puedes encontrar conceptos como:
- Devoluciones sobre ventas
- Descuentos en compras
- Pagos de alquileres
- Gastos de la empresa
- Intereses
Uno de los motivos clave por los que se utilizan las cuentas temporales es ajustar los resultados de cada ejercicio contable a la realidad de una compañía.
Un ejemplo que se utiliza comúnmente para demostrar esto es el siguiente: imagina que una compañía obtiene una ganancia neta el primer año de 160.000 $, el segundo año de 90.000 $ y el tercer año de 50.000 $. Si no se ha consignado en ejercicios contables separados sobre cuentas temporales, podría parecer que la media de ingresos ronda los 100.000 $ anuales de beneficios, pero la realidad es que no refleja la tendencia decreciente de la ganancia.
Tipos de cuentas temporales
No existe un único tipo de cuenta temporal. De hecho, en algunos casos incluso se pueden configurar de manera particular y combinar diferentes conceptos. Sin embargo, estos son los tres tipos comunes que se aceptan como característicos:
Cuenta de ingresos
Se trata de las cuentas en las que se reflejan los ingresos obtenidos por la actividad de la empresa. Como es una cuenta temporal, estos ingresos se reflejarán durante los periodos contables determinados.
A la finalización de cada período contable esta cuenta se cierra. Cuando se reabra lo hará con el saldo a cero.
En ocasiones estas cuentas pueden estar asociadas a un crédito (o cuenta de crédito). Cuando esto sucede al cerrar la cuenta de ingresos necesariamente se aplica una entrada a débito. También será necesario aplicar una entrada a crédito en el resumen de ingresos.
Cuenta de Gastos
Las cuentas de gastos, como su nombre indica, representan el conjunto de gastos de la empresa. Hay que tener en cuenta que habitualmente las operaciones cotidianas (diarias) de la empresa se consignan como gastos separados.
Es importante saber que no todas las cuentas de gastos son iguales. Dependiendo del tipo de negocio la cuenta refleja diferentes movimientos o gastos soportados. Algunos de los comunes son:
- Salarios
- Intereses
- Marketing
- Cuenta Resumen de Ingresos
Esta sería la cuenta a la que se destina el resultado al cierre de las cuentas de ingresos y gastos.
Este tipo de cuenta lo que trata de obtener es el cálculo de la ganancia o pérdida neta. Cruzando los ingresos y los gastos es como se obtiene el resumen que, eventualmente, se destina a esta cuenta, aunque posteriormente puede derivarse a otro tipo de cuentas como las de beneficios.
Es importante valorar que en la cuenta de resumen de ingresos también se puede generar un saldo negativo a crédito en caso de que la empresa haya perdido dinero. En esta situación lo común es utilizar la cuenta de capital o utilidades, o, en el peor de los casos, acceder a financiación para cubrir el resultado negativo.
Cómo se cierran estas cuentas
El cierre de las cuentas temporales debe coincidir con la finalización del periodo contable al que correspondan. No se trata de cierres literales ya que la cuenta sigue existiendo. Lo que se hace es lograr que los saldos registren los cambios correspondientes, y en el caso de las cuentas de ingreso y gasto que estas queden a cero.
Los mecanismos son relativamente sencillos:
Cerrar la cuenta de ingresos: simplemente se traslada el dinero de la cuenta de ingreso a la de Resumen de Ingresos. Se transfieren los saldos
Cerrar la cuenta de gastos: ocurre del mismo modo que en la anterior, pero en este caso se transfieren los adeudos. Es decir, se reflejan los costes repercutidos durante el ejercicio contable
Las cuentas permanentes
Ya hemos visto las cuentas no permanentes, pero, ¿cómo son las cuentas permanentes? Realmente no es difícil explicar.
Se trata de cuentas que van a mantener en el tiempo los saldos independientemente del paso de cualquier ejercicio contable.
Lo habitual es que una cuenta permanente se asocia con las transacciones sobre los activos, pasivos y patrimonio de las empresas. Por tanto, son herramientas de contabilidad que se añaden al balance general.
De hecho, este tipo de cuentas son las que se utilizarán para representar el valor real de las empresas. Los saldos pueden ser cambiantes dependiendo de las transacciones diarias, pero estas cuentas no se cierran ni transfieren saldos a las cuentas capitales de los propietarios.
Por tanto, la diferencia fundamental es que las cuentas permanentes no se cerrarán a la finalización del ejercicio contable y se componen de patrimonio, activos y pasivos. Existen diferentes tipos de cuentas permanentes, las más comunes sería:
- De activos
- De pasivos
- De Capital
Otro aspecto destacable es que estas cuentas no van a tener una fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento puede producirse por la venta del negocio, la reorganización de las cuentas o un cambio de sistema contable en la empresa.
