Es cierto que acumulamos una enorme cantidad de documentación y papeleo. Recibos, contratos, tickets, facturas… Sin embargo, existen algunos documentos bancarios y financieros que siempre deberíamos guardar con cuidado, al menos durante determinados periodos de tiempo.
Vamos a repasar a continuación los principales documentos bancarios y financieros que deberías guardar, y, en caso necesario, revisaremos los periodos de tiempo en los que se deberían mantener guardado cada documento.
Esto no sólo es importante desde el punto de vista del control de sus propias finanzas personales, también lo es desde el punto de vista de posibles reclamaciones, o ante la necesidad de justificaciones legales.
Extracto bancario y movimientos de tarjetas
A diferencia de no hace tanto tiempo, en la actualidad, es muy sencillo acceder a los extractos bancarios o los movimientos de nuestras tarjetas a través de Internet y las diferentes aplicaciones bancarias.
De todos modos, puede resultar importante guardar comprobantes tanto de extractos como de operaciones con tarjetas de crédito. Un buen ejemplo lo tenemos cuando se realiza movimientos en forma de transferencias, o, en el caso de las tarjetas, los comprobantes de movimientos pueden ser vitales ante posibles casos de fraude. No se trata de documentación es que debas guardar durante mucho tiempo, aceptación, por ejemplo de transferencias que requieran de comprobación o justificación.
Pagos a Hacienda
Cualquier pago que tenga que ver con impuestos, incluyendo multas, debería acompañarse siempre de su respectivo comprobante. Estos comprobantes han de guardarse como mínimo durante un año tras el pago. Incluso cuando existe registro electrónico de pago, es interesante guardar los comprobantes, obviamente existe registro resiste porque se ha pagado en metálico, la importancia es aún mayor.
Los comprobantes de pago de la declaración de la renta del guardarse durante un periodo de cuatro años. Este periodo no es aleatorio, sino que este período de tiempo lo que se nos puede llevar a solicitar una inspección.
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Contratos y recibos de productos financieros
Obviamente todos los contratos de productos financieros deben guardarse durante toda la vida útil del producto. Esto, puede ser muy claro en productos con una duración determinada, por ejemplo un depósito bancario, sin embargo, tenemos cierta tendencia a olvidarnos de guardar los contratos de cuentas bancarias, tarjetas de crédito, etcétera. Estos contratos deberían guardarse durante todo su periodo de vigencia.
Recibos y contratos de seguros
Los seguros, por sus propias características, son un segmento en el que, obviamente, la documentación debe conservarse con mucho cuidado. En el caso de los seguros de coche, los recibos, pueden asociarse de manera directa los comprobantes de pago, y deberían guardarse durante el periodo de vigencia, que generalmente es de un año.
Es cierto que hoy en día no es necesario tener el comprobante pero realmente no está de más tenerlo a mano. El contrato de seguro debe ser guardado durante la vigencia del mismo, es decir, no solamente durante un año, sino durante el tiempo que mantengamos dicho contrato en vigor con la compañía aseguradora. También es importante acceder a las modificaciones de los contratos cuando modificamos cláusulas, algo que puede ocurrir en el tiempo.
La documentación para los seguros de vida, y los seguros de hogar, debería ser guardada también durante toda la vigencia del producto. Del mismo modo que ocurre con los seguros de coches, los comprobantes de pago deberían guardarse hasta la llegada del siguiente comprobante de pago como mínimo. Sin embargo, es recomendable mantener todos los comprobantes en un histórico durante toda la vigencia de la póliza con la compañía correspondiente.
Hay que tener en cuenta que cuando hemos utilizado algún tipo de seguro para desgravar conceptos de la declaración de la renta, el plazo para mantenerlo guardado deberá aumentar a los cuatro años en los que hacienda nos puede solicitar dicha documentación en una inspección.
